「会社のファイル共有システム、使いにくくて遅いんだよな…」
「このPDFをExcelに変換したいけど、会社のPCにはソフトが入ってない…」
そんな時、あなたは会社に許可を得ずに、インターネットで見つけた便利な無料オンラインサービスや、個人のスマートフォンを使っていませんか？
「業務を効率化するためだから」「誰にも迷惑をかけていないから」という軽い気持ちで行われるその行為が、実は会社の存続を脅かす巨大なセキュリティリスク、「シャドーIT」です。
テレワークの普及により、会社と個人の境界線が曖昧になる中、シャドーITの脅威は爆発的に増大しています。この記事では、なぜ便利なツールが「見えない地雷原」となるのか、その具体的なリスクと、会社と従業員が取るべき現実的な対策について解説します。
Contents
1. シャドーITとは何か？：「良かれと思って」が最大の敵
シャドーIT（Shadow IT）とは、会社（IT部門）が把握・管理していないIT機器やクラウドサービスを、従業員が勝手に業務で利用することを指します。会社の管理下から「影」のように隠れているため、この名が付けられました。
なぜシャドーITは生まれるのか？
多くの場合、従業員に悪意はありません。むしろ、「仕事を早く終わらせたい」「もっと成果を出したい」という真面目な動機から始まります。
- 会社の公式ツールが古くて使いにくい。
- 外出先からデータにアクセスしたいが、公式な手段が用意されていない。
- 顧客との連絡に、個人のLINEやチャットツールを使った方が早い。
このように、公式なIT環境と現場のニーズとの間にギャップがある場所で、シャドーITは必然的に発生します。
2. 具体的に何が危険？ シャドーITの代表例とリスク
では、具体的にどのようなツールがシャドーITになりやすく、どんなリスクがあるのでしょうか。
1. 無料オンラインストレージ（Dropbox, Googleドライブなど）
- 利用シーン： 社外の取引先と大容量ファイルを共有したいが、会社のメールでは送れないため、個人の無料アカウントでファイルをアップロードし、共有リンクを送る。
- リスク（情報漏洩）： 共有リンクの設定をミスして「誰でもアクセス可能」にしてしまう、個人のアカウントが乗っ取られる、退職後もデータが個人アカウントに残る、といったリスクがあります。会社の機密データが、会社の管理外の場所に流出してしまいます。
2. 無料オンライン変換ツール（PDF変換、翻訳サイトなど）
- 利用シーン： 顧客リストのPDFをExcelに変換したい、海外の機密契約書を翻訳したいが、専用ソフトがないため、検索して見つけた無料サイトにファイルをアップロードする。
- リスク（データ窃取）： 「無料で便利」なサイトの多くは、アップロードされたファイルをどのように扱うか不明確です。最悪の場合、アップロードしたデータがそのサイトの運営者に盗用されたり、ダークウェブで販売されたりする可能性があります。あなたは「機密データを自ら見ず知らずの第三者に渡している」のと同じです。
3. 個人のSNS・チャットツール（LINE, Messengerなど）
- 利用シーン： 顧客と個人のLINEで連絡先を交換し、業務のやり取りやファイルの送受信を行う。
- リスク（情報散逸・コンプライアンス違反）： 業務の記録が会社のシステムに残らないため、トラブル時の証拠が確保できません。また、個人端末の紛失やアカウント乗っ取りにより、顧客情報が漏洩するリスクがあります。金融業界などでは、未承認ツールの利用自体が重大なコンプライアンス違反となる場合もあります。
3. もう一つの影：「BYOD」の落とし穴
シャドーITと密接に関係するのが、BYOD（Bring Your Own Device）、すなわち従業員の個人所有端末（スマホ、タブレット、PC）を業務に利用することです。
会社が公式に認めている「管理されたBYOD」であれば問題ありませんが、勝手に使う「野良BYOD」はシャドーITの一種であり、大きなリスクを伴います。
リスク1：紛失・盗難による情報漏洩
個人のスマホは、業務用端末に比べてセキュリティ対策（画面ロックの強制、遠隔データ消去など）が甘くなりがちです。飲み会帰りにタクシーに置き忘れたり、盗難に遭ったりした場合、端末内の業務データや連絡先、自動ログイン設定されたクラウドサービスなどが全て第三者の手に渡ってしまいます。
リスク2：マルウェア感染と盗聴
個人端末では、ゲームやSNSなど、業務に関係のない様々なアプリがインストールされます。その中に悪意のあるアプリが混入していた場合、端末内の情報を盗み取られる可能性があります。
また、外出先のカフェなどで、セキュリティ保護されていない「無料公衆Wi-Fi」に接続して業務を行うと、通信内容を盗聴され、メールの内容やログイン情報が漏洩するリスクがあります。
4. データで見る現状：あなたの隣人も使っている
情報セキュリティ企業のトレンドマイクロが2021年に実施した調査によると、業務で個人所有のデバイスやクラウドサービスを利用している（＝シャドーITを行っている）と回答した従業員は約3割に上ります。
これは氷山の一角であり、自覚なく使っている層を含めれば、実態はさらに多いと推測されます。「ウチの会社は禁止しているから大丈夫」という思い込みは危険です。
5. 対策：厳しすぎるルールは破られる。目指すべきは「受容と管理」
シャドーITへの対策として、「全ての個人ツール利用を禁止する」という強硬なルールは逆効果です。従業員の生産性を下げ、反発を招き、より巧妙に隠れて使うようになる「いたちごっこ」を生むだけです。
現実的なアプローチは、リスクを認識した上で、一定のルールのもとで利用を認める「受容と管理」です。
【従業員ができること】あなたの行動を守る3つの習慣
- 会社のデータを「個人の所有物」に移さない： 会社のデータを個人のメールに転送したり、個人用USBメモリに保存したりすることは絶対に避けましょう。
- 「無料」の裏側を疑う： 便利な無料オンラインツールを使う前に、必ず利用規約やプライバシーポリシーを確認し、「アップロードしたデータがどう扱われるか」をチェックする癖をつけましょう。怪しいサイトは使わないのが鉄則です。
- 公衆Wi-FiではVPNを使う： どうしても外出先で無料Wi-Fiを使う場合は、通信を暗号化するVPNアプリを必ず利用し、盗聴を防ぎましょう。
【会社ができること】禁止ではなく「代替案」の提供
- ニーズの把握と公式ツールの整備： なぜ従業員がシャドーITを使うのか、その理由をヒアリングします。ファイル共有が不便なら、安全で使いやすい公式の法人向けクラウドストレージ（Box, OneDrive for Businessなど）を導入する。チャットがしたいなら、ビジネスチャット（Slack, Teamsなど）を導入する。使いやすい公式ツールがあれば、危険な裏道を使う必要はなくなります。
- BYODのルール策定とMDMの導入： 個人端末の業務利用を認める場合は、「画面ロックを必須とする」「OSを最新に保つ」「紛失時は直ちに報告する」といった明確なガイドラインを定めます。さらに、端末を遠隔管理できるMDM（モバイルデバイス管理）ツールを導入し、万が一の紛失時にデータを遠隔消去できる体制を整えるのが理想です。
まとめ：利便性と安全性のバランスを見直そう
シャドーITは、従業員の「もっと効率よく働きたい」というポジティブな意欲の裏返しでもあります。その意欲をセキュリティリスクに変えてしまうのか、それとも生産性向上の力に変えるのかは、会社と従業員の双方の意識にかかっています。
「ちょっと便利だから」と使おうとしているその無料ツールが、会社の未来を奪う時限爆弾になるかもしれない。その想像力を持つこと。そして、会社は一方的に禁止するのではなく、安全で便利な「表の道」を整備すること。
この両輪が揃って初めて、私たちはデジタルの恩恵を安全に享受できるようになるのです。
