ChatGPTで時短！毎日の仕事を10倍ラクにする活用術

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「時間が足りない」「雑務に追われて本来の仕事が進まない」そんな悩みを抱えているビジネスパーソンは多いはず。特にテレワークや副業が普及した現代では、個人の時間管理スキルが重要になってきました。

そこで注目されているのが、対話型AI「ChatGPT」を使った業務効率化です。ChatGPTは単なる文章生成ツールにとどまらず、アイデア出し・文書作成・翻訳・要約など、あらゆるビジネスタスクの“時短”に活用できます。

今回は、特に業務に直結しやすいChatGPTの活用術を5つのシーン別に紹介します。すぐに真似できる具体的な指示例（プロンプト）も交えて解説しますので、ぜひ参考にしてください。

仕事上もっとも頻度が高く、しかし意外と時間を取られるのが「メール文の作成」です。特に相手に失礼のない丁寧な文面を求められるビジネスメールは、言葉選びに神経を使いますよね。

そんなときはChatGPTに、以下のように依頼してみましょう。

「納期確認のビジネスメールを書いてください。宛名は田中様で、納期は今月末です。」

これだけで、形式も整った丁寧なメール文が出力されます。もちろん、社内用・顧客用・謝罪・感謝など、目的に応じて表現もカスタマイズ可能です。

録音した会議内容をテキストに起こしてまとめる作業は、多くの人にとって苦行です。特に発言者が多かったり、内容が長かったりすると、何からまとめればいいのか迷うことも。

ChatGPTは、要点の抽出が得意です。たとえば：

「以下の会議メモを要点だけ3つにまとめてください。」  
→ メモをコピペ

これだけで、箇条書きでわかりやすい要約を返してくれます。また「決定事項だけ箇条書きで」といった指示にも対応できます。

新しい業務の説明書や、よくある質問（FAQ）のテンプレートを作るのも手間がかかります。しかしChatGPTなら、「この作業を新人向けに説明する文書を作って」といった形で依頼すれば、自然な日本語でわかりやすいマニュアルを作成してくれます。

たとえば：

「Slackの基本的な使い方を新人向けにやさしくマニュアル化してください」

というだけで、ログイン方法、メッセージ送信、ファイル添付などの基本機能が整理された文章を作ってくれます。

「表計算ソフトを使いたいけど関数が苦手…」という人にとっても、ChatGPTは強い味方です。欲しい結果を自然言語で伝えれば、適切な数式を教えてくれます。

例：

「セルA2にある生年月日から年齢を計算するExcel関数を教えて」

このように聞けば、`=ROUNDDOWN((TODAY()-A2)/365,0)` のような関数を提示してくれ、その意味まで丁寧に解説してくれます。

関数が苦手な初心者にとっては、検索よりもずっと楽に答えにたどり着ける方法です。

海外の資料やメール、論文などを読む必要があるビジネスパーソンには、翻訳や要約の機能がとても便利です。

たとえば：

「この英文を自然なビジネス日本語に翻訳してください」  
「この文章を300文字以内で要約してください」  
「この文章をもっとやわらかい語り口にしてください」

といった依頼に対して、ChatGPTは非常に高い精度で応えてくれます。これにより、英語力に自信がない人でも、海外情報を業務に活かせるようになります。

まとめ：ChatGPTは“時短AI秘書”になる

今回紹介したように、ChatGPTは「書く」「まとめる」「調べる」「伝える」といった日常業務を驚くほど効率化してくれます。使い方に慣れてくると、AIに任せられる仕事と自分でやるべき仕事を自然に分けられるようになり、時間の使い方に大きな差が生まれます。

まずは1つでもいいので、実際にChatGPTに仕事を振ってみてください。その便利さを体感すれば、あなたの仕事観がガラリと変わるかもしれません。

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